5 erros de gerenciamento de facilities que você não pode cometer
Será que você está fazendo o gerenciamento de facilities da forma correta?
Garantir o pleno funcionamento de áreas estratégicas da empresa, como segurança, limpeza, infraestrutura, entre outras atividades essenciais, nem sempre é uma tarefa fácil.
Então, para garantir que essas operações funcionem perfeitamente, veja a seguir 5 erros de gerenciamento de facilities que você não pode cometer.
Pequenos erros que causam grandes impactos
Imagine a seguinte situação: você é responsável pelo setor de facilities de um prédio comercial. Para te ajudar a controlar o acesso ao prédio, você contrata uma empresa de facilities. Mas já no primeiro dia, o pior acontece, uma pessoa não autorizada tem acesso ao prédio. O erro aconteceu no momento do cadastro, na portaria.
Como o funcionário habitual não estava trabalhando neste dia, o folguista permitiu a entrada de uma pessoa não autorizada, sem que ela tivesse o acesso concedido.
Essa é apenas uma das muitas situações que podem ocorrer durante um dia normal de trabalho se você é gestor de facilities.
Então, para evitar esses problemas e outros que podem prejudicar o funcionamento das operações do seu negócio, veja a seguir, 5 erros que você não pode cometer quando estiver fazendo o gerenciamento de facilities:
Não dedicar tempo para escolher uma empresa terceirizada
Nós sempre falamos sobre os benefícios da terceirização de serviços. Afinal, ao terceirizar, você pode:
- Otimizar processos internos;
- Aumentar a produtividade;
- Reduzir os custos, já que a empresa de limpeza facility assume os passivos trabalhistas;
- Contar com uma mão de obra altamente especializada e treinada constantemente;
- Ter mais tempo para focar no seu negócio.
Mas para que possa ter todas essas vantagens, precisa saber escolher uma empresa que resolva o seu problema.
Por isso, vale a pena investir tempo pesquisando. Veja agora algumas perguntas que ajudarão você a escolher uma boa empresa de facilities:
- O que os clientes falam sobre a empresa?
- Qual o nível de experiência dessa empresa?
- Há questões trabalhistas pendentes?
- A equipe é treinada para a função?
- O que há nas cláusulas do contrato?
Não investir no treinamento da equipe
Independentemente se você tem a sua própria equipe ou se conta com uma equipe terceirizada, precisa garantir que os treinamentos estejam em dia. E não estamos falando somente dos que garantem a segurança, como:
- Prevenção e Combate a Incêndios (NR-23);
- Curso de CIPA (NR-5);
- Atividades com Eletricidade (NR-10) – Básico;
- Ou trabalho em Altura (NR-35).
Mas também aqueles serviços de limpeza profissional, como:
- Procedimento Operacional Padronizado (POP’s);
- Treinamentos comportamentais e de postura profissional;
- Treinamento para Sanitização de Ambientes;
- Ou treinamentos personalizados de acordo com o ambiente de trabalho.
Deixar de investir nestes treinamentos não é ruim só para o funcionamento da empresa e segurança dos funcionários, mas também para a sua reputação.
Não colocar a pauta ESG em debate
A sustentabilidade é o assunto do momento, e não dar a devida importância à questão ambiental ao fazer o gerenciamento de facilities é outro erro que pode trazer sérios prejuízos no futuro.
Por isso, se você não considera o uso de produtos ecologicamente corretos na limpeza dos ambientes ou não tem um sistema para fazer o reaproveitamento da água da chuva, por exemplo, considere começar logo.
Apesar de demandarem um investimento inicial significativo, podem representar a redução de despesas mensais. Mas esse não é o maior benefício. Em um futuro próximo, as empresas serão cobradas pela forma como usam os recursos naturais.
De acordo com uma pesquisa conduzida por Olivier Woeffray, líder de inteligência estratégica do Fórum Econômico Mundial, em entrevista para a Federação das Indústrias do Estado do Rio de Janeiro (Firjan), as novas gerações consideram as questões ambientais antes de se decidir por um produto ou outro na hora da compra.
Sabemos que neste momento, empresas dos mais diversos tamanhos estão procurando se adequar aos novos padrões de sustentabilidade e isso demandará investimento e também tempo, não acontecerá de uma hora para outra, mas é um assunto que deve estar no radar de todas as corporações.
Não agir preventivamente
Esperar que o problema aconteça para, então, pensar na solução. Um erro muito comum no gerenciamento de facilities que gera gastos desnecessários e consome um tempo precioso do seu dia.
Mas quem disse que a rotina do gestor de facilities precisa ser um eterno “apagar incêndios”? Se isso ocorre, você está pecando no planejamento.
É claro que situações emergenciais vão ocorrer, mas elas serão mínimas se você tiver um bom planejamento e souber antecipar situações problemáticas.
Quer um exemplo? A manutenção preventiva que você deixa de fazer, uma hora vai se tornar uma emergência. Então, se quiser mudar o mindset e parar de agir corretivamente, aposte em uma rotina de manutenção básica, como:
- A limpeza geral do prédio;
- A lavagem de áreas comuns;
- A inspeção de instalações elétricas, hidráulicas, sistemas de segurança, áreas comuns e equipamentos.
- Inspeção de elevadores, instalações de gás e cobertura, entre outros.
Fazendo isso, você garante longevidade ao seu patrimônio e uma operação muito mais profissional.
Não adotar procedimentos padronizados
Se você não tem um plano de ação para sanar os problemas operacionais que podem ocorrer durante a gestão de facilities, a tendência é que os cometa novamente.
Mas, como já falamos anteriormente, melhor do que corrigir uma situação emergencial, é evitar que ela ocorra.
Por isso, o primeiro passo para fazer o gerenciamento de facilities da forma correta é documentar todos os processos.
Nesse sentido, o POP (Procedimento Operacional Padrão), por exemplo, é uma excelente ferramenta para detalhar “o jeito de fazer” cada tarefa e assim, evitar erros operacionais.
Se você contrata empresas de facilities em SP, por exemplo, esse é o mínimo que a empresa deve oferecer no seu escopo. Equipes de limpeza costumam ter um cronograma de limpeza minucioso em posse de cada integrante da equipe.
Esse documento garante que cada ambiente foi higienizado seguindo as regras definidas em comum acordo entre a empresa contratante e a contratada.
E você, se identificou com algum erro? Saiba que essas situações são comuns a qualquer negócio. O importante é reconhecer os problemas e trabalhar para saná-los.
Se você está encontrando dificuldades para fazer o gerenciamento de facilities na sua empresa e precisa fazer a contratação da prestação de serviços nessa área, conte com quem tem mais de 30 anos de experiência no setor.
Conheça o Grupo Side
Somos uma empresa de facilities comprometida com a qualidade e o alto desempenho de suas equipes de trabalho.
Investimos na qualificação de nosso time para oferecer serviços de qualidade, com alta produtividade e excelência aos nossos clientes.
Trabalhamos com uma gestão eficiente para que nossos clientes possam se dedicar ao seu negócio sem se preocupar com o gerenciamento de facilidades.
Nossas soluções atendem áreas essenciais para a operação, como:
✅Portaria e Mensageria
✅Serviços Administrativos e de Facilities
✅Conservação e Limpeza
✅Recepção e Zeladoria
✅ Logística e Expedição;
✅Copa entre outros.
Conheça alguns diferenciais do Grupo Side:
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