Centro de serviços compartilhados: como implementar e reduzir custos de forma estratégica
Em tempos de busca constante por eficiência e redução de despesas, o modelo de centro de serviços compartilhados (CSC) tem se mostrado uma alternativa inteligente e sustentável para empresas que desejam organizar suas operações com mais controle e produtividade.
Ao reunir diferentes atividades de apoio em uma estrutura centralizada, o CSC permite padronizar processos, diminuir redundâncias e oferecer mais agilidade na prestação de serviços internos. E o melhor: tudo isso com um custo menor e mais previsível.
Mas o que é, de fato, um centro de serviços compartilhado? Quais áreas podem se beneficiar? Como implementá-lo de forma eficaz e estratégica?
Vamos responder essas perguntas e mostrar como o apoio de uma empresa especializada pode ser decisivo nesse processo.
O que é um centro de serviços compartilhados (CSC)?
O centro de serviços compartilhados, também conhecido como CSC, é uma estrutura criada para concentrar a execução de atividades operacionais que antes eram feitas de forma descentralizada, por diferentes áreas da empresa.
Esses serviços são geralmente relacionados a funções de apoio, como manutenção, limpeza, portaria, atendimento interno, entre outros. Ao serem reunidos em um único centro, ganham em padronização, escala e controle.
Com a centralização, a empresa consegue responder com mais agilidade às suas necessidades internas, evitar retrabalhos e reduzir custos com estrutura, pessoal e processos.
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De acordo com o Ministério da Gestão e da Inovação, as vantagens desse tipo de serviço são:
- Melhoria na eficiência e na qualidade e entregas dos serviços;
- Padronização e controle dos processos;
- Agilidade na resposta às áreas internas;
- Melhor uso dos recursos humanos e materiais;
- Visibilidade e controle dos processos;
- Foco estratégico das lideranças operacionais.
O que pode ser centralizado em um centro de serviço compartilhado?
Nem todos os processos precisam ou devem passar por um CSC. O segredo está em identificar o que é repetitivo, de baixo valor e pode ser padronizado.
A seguir, veja alguns exemplos de serviços que funcionam muito bem dentro de um centro de serviços compartilhados.
Serviços operacionais
Esses são os mais comuns em um centro de serviços compartilhados (CSC). São tarefas recorrentes que exigem agilidade, coordenação e treinamento contínuo:
- Limpeza e conservação predial;
- Higienização de carpetes, cadeiras e estofados;
- Limpeza em altura e de vidros;
- Limpeza pré, pós-obra e pós-mudança;
- Desinfecção de ambientes;
- Manutenção preventiva e corretiva predial;
- Portaria e controle de acesso;
- Apoio em eventos, reuniões e logística interna;
- Serviços de copa e recepção.
Serviços administrativos internos
Mesmo atividades de apoio à gestão podem ser centralizadas para gerar economia e controle:
- Atendimento interno de chamados (helpdesk);
- Apoio logístico e de expedição entre setores;
- Controle de reservas de salas e áreas comuns;
- Arquivamento e gestão documental;
- Mensageria interna e serviços de correspondência;
- Assistência administrativa e secretariado.
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Serviços especializados em ambiente compartilhado
Há ainda serviços mais técnicos e específicos que, mesmo não sendo considerados “básicos”, se adaptam bem ao modelo de centro de serviço compartilhado (CSC). Apesar de exigirem qualificação, eles seguem rotinas previsíveis:
Manutenção e infraestrutura
- Tratamento e conservação de pisos;
- Manutenção de divisórias e pequenos reparos;
- Jardinagem de pequeno porte.
Atendimento a diferentes segmentos
Com atuação em escritórios, indústrias, centros de distribuição, lojas comerciais e condomínios, o centro de serviços compartilhados pode ser configurado de forma modular para atender múltiplos segmentos ao mesmo tempo, com eficiência e padronização.
Como implementar um CSC com eficiência
A estruturação de um CSC centro de serviços compartilhados exige organização, visão de longo prazo e uma boa dose de planejamento. Mas os resultados compensam.
1. Mapeie os processos atuais
Antes de centralizar, é preciso saber exatamente o que está sendo feito por cada setor. Esse levantamento ajuda a identificar atividades repetidas, gargalos e oportunidades de integração.
2. Defina o escopo e os objetivos
Quais áreas serão atendidas? Quais processos entrarão no CSC? Qual será o nível de serviço esperado? Tudo isso precisa estar claro desde o início.
3. Monte uma equipe técnica adequada
A escolha de profissionais capacitados, próprios ou terceirizados, é essencial para garantir que o serviço funcione com qualidade e eficiência desde o primeiro dia.
4. Implemente por etapas
Evite transferir todas as funções de uma vez. Escolha uma área-piloto, implemente, analise os resultados e só depois amplie para outros setores.
5. Monitore continuamente
Use indicadores de performance para acompanhar a produtividade do CSC, identificar melhorias e garantir que os objetivos iniciais estejam sendo alcançados.
Grupo Side: terceirização como aliada do CSC
Um centro de serviços compartilhado só atinge todo o seu potencial quando apoiado por uma operação bem gerida. Nesse ponto, a terceirização aparece como uma aliada estratégica.
Ao contratar uma empresa como o Grupo Side, sua empresa ganha acesso a:
- Equipes especializadas e treinadas de acordo com a função;
- Reposição imediata de profissionais em caso de ausência;
- Gestão de rotina e processos sob responsabilidade do parceiro;
- Redução de encargos trabalhistas e custo com treinamentos;
- Flexibilidade contratual de acordo com a demanda do CSC.
O Grupo Side atua como parceiro completo na gestão de centrais de serviços eletrônicos compartilhados, CSCs operacionais e administrativos, com soluções adaptadas a cada cliente, seja ele do setor corporativo, logístico, educacional, industrial ou hospitalar.
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