Gestão de terceiros: entenda o que é e como realizar
A gestão de terceiros envolve um conjunto de práticas, normas, processos e atividades administrativas que visam garantir a atuação eficaz de prestadores de serviços terceirizados, essenciais para a continuidade das operações econômicas do contratante.
Mesmo com suas vantagens, a terceirização também acarreta uma série de riscos para a empresa contratante, que precisam ser cuidadosamente gerenciados para evitar perdas financeiras, danos à reputação do negócio e outras ameaças.
Por essa razão, neste guia, é possível encontrar o que é a gestão de terceiros, seus benefícios, os principais tipos de serviços que podem ser terceirizados e as melhores práticas para implementar essa estratégia de forma eficaz.
Se você deseja entender como esse processo pode transformar a sua empresa, continue lendo!
O que é gestão de terceiros?
A gestão de terceiros envolve práticas focadas na administração eficaz de prestadores terceirizados ao longo de sua cadeia de valor, assegurando que eles desempenhem corretamente as tarefas para as quais foram contratados.
Embora a terceirização de serviços seja discutida há muito tempo, ela proporciona uma série de benefícios valiosos para as organizações, porque terceirizar atividades principais ou secundárias permite ao contratante direcionar seus esforços e foco para a estratégia de negócio.
No entanto, optar pela terceirização não elimina automaticamente todos os desafios. A qualidade das tarefas prestadas depende tanto do comprometimento do fornecedor quanto do monitoramento e controle por parte da empresa contratante.
O nível de entrega, as obrigações, responsabilidades, cumprimento de normas internas e conformidade com a legislação são responsabilidades compartilhadas.
A gestão de terceiros ajuda a empresa a ajustar todas as questões envolvidas nos contratos, afirmando que as organizações contratadas realizem um trabalho de excelência e em conformidade com as leis.
Além disso, essa gestão também abrange a forma como os prestadores administram seus próprios contratos, orçamentos e alocação de profissionais.
Qual é a importância da gestão de terceiros?
A gestão de terceiros é de suma importância para que a empresa mantenha controle sobre a qualidade dos serviços prestados, garantindo que estejam em conformidade com os contratos e identificando possíveis riscos.
Em geral, terceirizar significa estabelecer uma parceria estratégica que beneficia tanto o contratado quanto o contratante.
A aprovação da Lei da Terceirização, que aconteceu em 2017, permitiu às empresas a contratação de serviços terceirizados para atividades-fim, trazendo mais flexibilidade e abrindo novas possibilidades para os prestadores, o que expandiu o mercado.
Como resultado, em 2022, o setor de terceirização alcançou o maior crescimento em 15 anos. Essa transformação aumentou a competitividade de novas empresas, permitindo que se destacassem em relação às mais tradicionais.
A gestão de terceiros, nesse contexto, exerce um papel fundamental ao apoiar os negócios no desenvolvimento de práticas administrativas mais eficientes para lidar com parceiros contratados, além de otimizar o processo de seleção de fornecedores.
Como fazer gestão de terceiros?
Para implementar a gestão de terceiros é preciso seguir algumas etapas, como conhecer as necessidades da empresa, identificar como resolvê-las e a melhor forma de fazer isso.
Veja o passo a passo:
Identifique as atividades que precisam ser terceirizadas
O primeiro passo é identificar quais áreas do seu negócio demandam terceirização. Geralmente, costuma-se focar em atividades secundárias, como a limpeza ou a manutenção das instalações.
Contudo, a terceirização também pode ser aplicada em atividades principais, como a administração e RH. Converse com o setor financeiro para entender quais serviços poderiam se beneficiar dessa mudança.
Com a terceirização da mão de obra, você traz profissionais qualificados para executar as funções, eliminando a necessidade de se preocupar com treinamento e capacitação.
Valide os prestadores de serviços
Agora é o momento de validar os prestadores terceirizados disponíveis no mercado.
Independentemente do processo de pesquisa, é fundamental que antes de realizar a gestão de contratos de terceiros, seu negócio verifique a qualidade do trabalho e a competência da empresa de facilities para a atividade.
Esse processo de validação pode demandar um certo esforço, como a homologação dos parceiros, que busca assegurar o alinhamento em relação a certificações, documentos e processos necessários.
Integre os prestadores de serviços
Uma vez que a decisão for tomada, a empresa deve integrar os prestadores em um processo semelhante a um onboarding.
É importante contextualizá-los na cultura, valores e objetivos da organização, para que se sintam confortáveis e adaptados ao ambiente de trabalho.
Divisões na força de trabalho podem ocorrer, criando gargalos operacionais e produtivos. Tente minimizar essa situação, incluindo os terceirizados nos processos habituais da empresa.
Padronize e simplifique os processos
Para evitar erros, é necessário facilitar ao máximo o fluxo da rotina operacional.
Contudo, sem a padronização dos processos, essa meta se torna desafiadora, pois as execuções podem se tornar inconsistentes, o que impacta a qualidade das entregas.
Por isso, ao considerar a terceirização, busque padronizar ao máximo a execução das atividades, comunicação e o feedback.
Avalie o desempenho dos colaboradores terceirizados
Retomando um ponto anterior, é importante parar para avaliar o desempenho por meio da análise de resultados.
Estabelecer indicadores de desempenho é essencial, pois sua equipe de gestão de terceiros saberá exatamente o que monitorar e como elaborar os relatórios.
Realize auditorias de campo
Por fim, a auditoria de campo é uma etapa indispensável para complementar a avaliação de desempenho, garantindo que toda a qualidade seja aplicada em benefício dos resultados.
Verifique se todos os protocolos e legislações estão sendo seguidos, certificando que os profissionais atuem de maneira segura.
Esse processo deve ser realizado periodicamente, resultando em relatórios completos que estejam alinhados às diretrizes da organização.
Quais são os benefícios da gestão de terceiros?
A gestão de terceiros oferece uma série de vantagens, com destaque para:
- Redução de custos;
- Prevenção de riscos;
- Monitoramento constante dos serviços prestados;
- Maior potencial para resultados significativos.
Redução de custos
A terceirização contribui naturalmente para a redução de despesas da empresa contratante, por exemplo, porque o custo de manter funcionários na folha de pagamento é transferido para o prestador de serviços.
Dependendo da atividade terceirizada, o fornecedor também pode assumir a responsabilidade por equipamentos, softwares e manutenções.
Um gerenciamento eficiente dos terceiros permite mensurar essas economias e, principalmente, realizar contratações estratégicas que maximizam a redução de custos.
Prevenção de riscos
Como mencionado anteriormente, a contratação de terceiros envolve diversos riscos. No entanto, um gerenciamento eficaz possibilita identificar e mitigar esses riscos rapidamente, reduzindo os possíveis impactos para o contratante.
Monitoramento constante dos serviços prestados
Se a terceirização for direcionada para atividades-fim, acompanhar de perto a qualidade do que está sendo entregue é super necessário.
Esse tipo de monitoramento só é viável com um gerenciamento de terceiros preciso, que avalia a qualidade regularmente para identificar falhas e garantir correções rápidas.
Maior potencial para resultados expressivos
A possibilidade de terceirizar atividades-fim é outro benefício que favorece o alcance de resultados mais satisfatórios para a empresa.
Com o acompanhamento da atuação dos terceiros, é possível assegurar a qualidade, cumprimento de prazos e conformidade com leis e normas – aspectos fundamentais para o bom funcionamento da empresa contratante.
Assim, a empresa pode criar e entregar aos clientes finais soluções mais alinhadas às suas necessidades, promovendo melhores resultados e impulsionando o crescimento do negócio.
Gestão de terceiros é com o Grupo Side
Após conhecermos sobre a gestão de documentos de terceiros, é importante ressaltar que desde 1992, o Grupo Side oferece projetos personalizados na prestação de multisserviços e terceirização de mão de obra.
Com mais de 30 anos de experiência no mercado de facilities, promovendo uma gestão eficiente, próxima aos clientes e colaboradores, além de nos tornarmos uma referência para o segmento, acumulamos experiência, tradição e, o mais importante, o reconhecimento de nossos clientes, parceiros e colaboradores.
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