Desafios do facility manager: como lidar com múltiplos fornecedores e entregas simultâneas
Com o aumento da complexidade nas operações corporativas, o papel do facility manager ganha cada vez mais relevância estratégica.
Sua função é manter a infraestrutura da empresa eficiente, segura e financeiramente viável, conciliando desempenho e controle de custos.
Entre as atribuições mais desafiadoras do cargo está a gestão de diversos fornecedores e entregas ocorrendo ao mesmo tempo, sem comprometer o fluxo operacional — uma missão que demanda planejamento, visão sistêmica e respostas rápidas.
Neste artigo, abordamos o conceito de facility management, seus principais desafios e as soluções que a organização e a tecnologia oferecem para enfrentá-los com eficiência.
O que é facility management?
Para entender a complexidade do trabalho de um facility manager, é preciso começar com uma pergunta: o que é facility management e qual sua importância nas organizações?
Também chamado de facilities management, o termo se refere à gestão integrada de atividades que garantem a manutenção, operação e suporte de ambientes corporativos — como limpeza, segurança, apoio administrativo, recepção, jardinagem e gestão de resíduos.
O facility manager é responsável por coordenar esses processos de forma eficiente, garantindo bem-estar aos colaboradores e alto desempenho operacional.
Se a sua empresa precisa de suporte completo nessa área, vale conhecer uma empresa de facilities com atuação nacional e soluções personalizadas: o Grupo Side.
Facility manager: principais desafios
Gerir a infraestrutura de uma empresa vai muito além da execução de tarefas operacionais. A rotina de um facility manager envolve lidar com variáveis complexas, tomar decisões estratégicas sob pressão e manter diferentes frentes funcionando em harmonia.
A seguir, destacamos alguns dos principais desafios enfrentados por esses profissionais — e por que uma abordagem estruturada e integrada é essencial para superá-los.
Múltiplos fornecedores e contratos distintos
Gerenciar diversos prestadores de serviço exige mais do que organização. O facility manager precisa dominar negociação, controle de contratos, avaliação de desempenho e integração entre equipes, sempre com foco em resultados.
Esses são alguns dos pontos críticos enfrentados com frequência:
- Processos sem padronização, que comprometem a qualidade e dificultam a integração entre equipes e fornecedores;
- Contratos mal elaborados ou desatualizados, que dificultam o controle de prazos, padrões de qualidade e acordos definidos entre empresa e fornecedor;
- Falta de alinhamento entre cronogramas, provocando atrasos, conflitos operacionais entre equipes e retrabalho em setores impactados;
- Gestão descentralizada, com dados dispersos em diferentes plataformas, dificultando o monitoramento e a tomada de decisões.
Diante desses desafios, cabe ao facilities manager atuar como um verdadeiro elo entre os interesses da empresa e as entregas dos fornecedores, garantindo que os serviços ocorram de forma coordenada, eficiente e sem interrupções.
Entregas simultâneas em ambientes complexos
A logística de serviços de facilities se complica quando fornecedores atuam ao mesmo tempo em diferentes áreas. Nessas situações, o planejamento deve evitar interferências, sobretudo em operações contínuas, como indústrias, hospitais e centros corporativos.
Alguns dos principais entraves nesse cenário incluem:
- Interferência em áreas críticas, como manutenções que afetam setores em funcionamento, prejudicando a produtividade e exigindo ajustes de última hora;
- Atrasos causados por falhas de comunicação entre fornecedores e equipes internas, impactando o andamento das atividades programadas;
- Desperdício de tempo e recursos devido à falta de coordenação entre as frentes, resultando em retrabalho, sobreposição de tarefas e perda de produtividade.
Nesse tipo de ambiente, alinhar o andamento das entregas à rotina da operação requer planejamento, visão global e capacidade de adaptação constante.
Gestão de riscos e conformidade regulatória
Além de zelar pela qualidade dos serviços, o facility manager deve garantir que todas as atividades estejam em conformidade com normas legais, técnicas e de segurança — incluindo aspectos trabalhistas, ambientais e exigências de órgãos reguladores.
Em muitos casos, especialmente em setores como saúde e indústria alimentícia, a atuação desse profissional tem impacto direto na reputação e estabilidade jurídica da empresa.
Entre as exigências mais recorrentes nessa área, estão:
- Monitoramento do uso correto de EPIs, aplicação de treinamentos periódicos e cumprimento de protocolos de segurança;
- Atendimento a normas técnicas e regulatórias, como ISO 9001, ISO 14001, NRs e exigências da Anvisa, em caso de áreas sensíveis;
- Gerenciamento de passivos legais, prevenindo multas e litígios trabalhistas relacionados a falhas na contratação ou gestão de serviços terceirizados.
Falhas nesse âmbito podem comprometer não apenas a imagem da empresa, mas também gerar prejuízos financeiros significativos e processos judiciais — reforçando a importância de uma gestão técnica, atenta e responsável.
Superar esses desafios exige mais do que esforço: é preciso estruturar processos, adotar tecnologias adequadas e aplicar boas práticas de gestão.
Como otimizar a gestão de fornecedores e serviços?
Com organização, processos estruturados e apoio das ferramentas certas, o facility manager pode minimizar riscos, melhorar a produtividade e oferecer serviços mais eficientes. A seguir, destacamos estratégias que fazem a diferença na rotina de gestão:
Centralização da gestão de facilities
Concentrar os serviços em uma empresa especializada permite padronizar processos, otimizar a comunicação e assegurar maior controle sobre as entregas. Isso reduz falhas, agiliza processos e libera o facility manager para atuar de forma mais estratégica.
Automação e uso de tecnologia
Soluções digitais como CRMs, plataformas de manutenção preventiva e dashboards de desempenho facilitam o controle de cronogramas, disparo de alertas e registro do histórico de serviços. A tecnologia se torna uma aliada na tomada de decisão e melhoria contínua.
Acompanhamento de indicadores
Definir indicadores-chave de desempenho (KPIs) para cada fornecedor é essencial para acompanhar prazos e proporcionar eficiência operacional. Esse monitoramento contínuo permite ajustes estratégicos, evita surpresas e eleva o padrão dos serviços prestados.
Planejamento preventivo
Manter um calendário de ações preventivas, como trocas programadas de equipamentos, inspeções técnicas e treinamentos periódicos, contribui para reduzir emergências e traz mais previsibilidade à rotina da empresa.
Colocar essas estratégias em prática requer tempo, dedicação e, muitas vezes, o apoio de parceiros especializados. Contar com uma empresa experiente na área de facilities faz toda a diferença para garantir resultados consistentes — e é aí que o Grupo Side entra.
Grupo Side: apoio estratégico à gestão de facilities
Com atuação nacional e mais de 30 anos de experiência em soluções B2B, o Grupo Side entrega eficiência, segurança e qualidade na gestão de facilities.
Atendemos diferentes segmentos com serviços fixos, baseados em contratos contínuos e equipe dedicada, e serviços pontuais, voltados a demandas específicas ou operacionais.
Cada entrega é personalizada de acordo com o perfil e os objetivos do cliente, com foco em padronização, controle e alto desempenho.
Os principais serviços oferecidos pelo Grupo Side incluem:
- Limpeza técnica e profissional, voltada para ambientes corporativos, industriais e de alta exigência operacional, utilizando equipamentos adequados, produtos certificados e protocolos específicos para cada tipo de área;
- Apoio administrativo e recepção, com equipes treinadas para atender com cordialidade, agilidade e postura profissional, reforçando a imagem da empresa e contribuindo para a fluidez das rotinas internas;
- Manutenção preventiva e corretiva, executada por profissionais qualificados, sob acompanhamento técnico e com foco na continuidade operacional, redução de falhas e prolongamento da vida útil dos equipamentos;
- Portaria, controle de acesso e segurança patrimonial, com uso correto de EPIs e atuação em conformidade com as normas vigentes, garantindo a integridade física, o fluxo seguro de pessoas e a proteção do patrimônio da empresa.
Além dos contratos contínuos, o Grupo Side disponibiliza serviços pontuais para empresa, desenvolvidos para atender demandas em períodos de alta movimentação, eventos corporativos, reformas ou reestruturações operacionais.
Administrar a infraestrutura corporativa com eficiência exige mais do que executar rotinas técnicas. O facility manager precisa coordenar equipes, fornecedores e processos, mesmo diante de entregas simultâneas, prazos reduzidos e altos níveis de exigência.
Contar com uma empresa especializada em facility management permite transformar obstáculos operacionais em resultados concretos — aumentando a eficiência, otimizando custos e elevando a qualidade dos serviços prestados.
Fale com os especialistas do Grupo Side e descubra como nossas soluções em facilities podem impulsionar a eficiência e a qualidade da sua operação: